CONTROL EN ADMINISTRACIÓN: ENFOQUES DE EXCEPCIÓN Y CONTROLADO

El control en administración es el proceso mediante el cual una organización supervisa y ajusta sus actividades para asegurar de que se cumplan los objetivos establecidos. Implica comparar el desempeño real con los estándares previstos y tomar medidas para corregir cualquier desviación. Este proceso ayuda a utilizar los recursos de manera efectiva ya alcanzar los resultados deseados.

CONTROL DE EXCEPCIÓN

El control de excepción es un método que se enfoca en las desviaciones significativas del plan, en lugar de revisar cada detalle del proceso. Solo se presta atención a los problemas que se desvían considerablemente de los estándares establecidos.

Pasos del Control de Excepción:

Definir Estándares : Establecer qué resultados o niveles de desempeño son aceptables. Por ejemplo, una empresa puede fijar un objetivo de satisfacción del cliente del 85%.

Monitorear resultados : Revisar el desempeño y compararlo con los estándares.

Detectar Excepciones : Identificar y analizar solo aquellos resultados que se desvían mucho de lo esperado. Por ejemplo, si la satisfacción del cliente cae al 75%, se considera una excepción.

Tomar Acciones Correctivas : Implementar medidas para resolver solo las desviaciones importantes.

Ejemplo Práctico

Imagina una fábrica que produce gadgets electrónicos. La empresa establece que la tasa de defectos aceptable es del 2%. Si la tasa de defectos es del 1.9%, está dentro del rango aceptable y no se toman acciones. Pero si la tasa sube al 3%, se investiga el problema y se toman medidas para reducir los defectos.

Ventajas:

Eficiencia : Permite concentrar esfuerzos solo en problemas significativos.

Menor Carga Administrativa : Reduce la necesidad de revisar constantemente cada detalle menor.

Desventajas:

Riesgo de Ignorar Problemas Menores : Los problemas pequeños que no se abordan pueden crecer con el tiempo.

Dependencia de Umbrales : La efectividad depende de definir correctamente los niveles aceptables para identificar excepciones.

CONTROLADO (CONTROL DE PROCESO)

El controlado, o control de proceso, es un enfoque más exhaustivo que supervisa todos los aspectos de un proceso de manera continua. Se busca mantener el desempeño dentro de los estándares en todo momento, realizando ajustes proactivos para corregir cualquier desviación, incluso si es menor.

Pasos del Controlado:

Establecer Normas Detalladas : Definir procedimientos y estándares para cada parte del proceso.

Monitoreo Continuo : Revisar constantemente cada aspecto del proceso.

Acción Correctiva Inmediata : Ajustar de inmediato cualquier desviación, aunque sea pequeña.

Ejemplo Práctico

Considere una empresa que brinda servicios de atención al cliente. Utiliza un sistema para monitorear en tiempo real cada llamada. Si un operador no sigue el guion correctamente o no cumple con los estándares de calidad, se corrige de inmediato para mantener la calidad del servicio.

Ventajas:

Prevención de Problemas : Detecta y corrige problemas antes de que se conviertan en mayores.

Calidad Consistente : Asegura que el proceso se mantenga dentro de los estándares en todo momento. 

Desventajas:

Costo y Complejidad : Puede ser costoso y complicado de implementar debido al monitoreo constante.

Sobrecarga Administrativa : Requiere una alta carga administrativa por el seguimiento continuo de todos los detalles.

En resumen, el control de excepción se centra en manejar solo las desviaciones importantes, siendo más eficiente en términos de recursos. Por otro lado, el controlado ofrece una supervisión continua y detallada, asegurando que todos los aspectos del proceso se mantengan dentro de los estándares. La elección entre estos enfoques dependerá del tipo de proceso, los recursos disponibles y los objetivos específicos de la organización.